Let's connect
De juiste technologische tools of systemen kunnen houvast bieden of richting geven. Maar een softwaresysteem kan technisch nog zo goed ingericht zijn, als er niet op de juiste manier mee gewerkt wordt, kan het onvoldoende waarde of rendement opleveren. Dat geldt zeker voor een FMIS-systeem. Een gemiste kans? Het uiteindelijke succes van een servicedesk en/of FMIS-systeem wordt bepaald door de ambities, doelen of keuzes die een organisatie maakt tijdens de implementatie. De selectie en keuze van een passend FMIS-pakket is hierbij van belang. Onder het motto: wat je erin stopt, krijg je eruit. Maar is het de investering waard? Een haalbaarheidsonderzoek, verbeterplan of business case geeft inzicht. Daar helpt het team van FMXXL jullie organisatie graag bij.
FMIS
/ hoofdpijndossier of kans?
Voordelen van een FMIS systeem
/ Is een FMIS systeem interessant voor jullie organisatie?Is een FMIS systeem interessant voor jullie organisatie of instelling? We adviseren jullie graag persoonlijk en op maat. Maar de belangrijkste voordelen van een FMIS systeem zijn:
- Het automatiseren van facilitaire processen.
– Het registreren van meldingen, storingen, tickets, verzoeken of klachten t.b.v. managementinformatie.
– Het reserveren van vergaderruimtes, parkeerplaatsen of vervoersmiddelen.
– Het aanmelden van gasten of bezoekers. - Gebouwbeheer, meerjarenonderhoudsplannen of contractbeheer
- Het verkrijgen van trendanalyses en managementrapportages
Stappenplan implementatie FMIS
Een FMIS systeem selecteren en implementeren, dat doe je er niet zomaar even bij. Want ondanks dat het je veel kan brengen als organisatie, zijn er ook valkuilen. Bij het opzetten en implementeren van FMIS systemen werken we altijd aan de hand van een stappenplan. Hierin staan de volgende 10 stappen centraal:
Eén jaar na livegang van het FMIS-pakket komen we terug voor een Quickscan. We helpen met het opstellen van managementrapportages, verzamelen en analyseren de opgehaalde gegevens. Wat gaat er goed? En waar liggen de kansen om het FMIS nog beter te laten werken voor jullie organisatie of instelling? Waar lopen gebruikers in de praktijk tegenaan? Meer weten over onze implementatieaanpak en de rol van organisatiecultuur hierbij? Wij vertellen je er graag meer over in een persoonlijk gesprek, maar we schreven er onlangs ook een artikel over.
FMIS systeem gebruiken
/ een aantal do's en don'tsNatuurlijk is een FMIS maatwerk & mensenwerk en is er geen optimale marsroute. Wel delen onze FMIS-specialisten Amanda van de Brug en Chantal Huisman een aantal do’s & don’ts met je. Doe er je voordeel mee wanneer jullie ook een FMIS systeem willen implementeren.
- Zorg voor een heldere visie
- Weet wat je (eind)doel is en zet een heldere routemap op
- Onderzoek welke modules je echt nodig hebt.
- Implementeer niet alles in één keer.
- FMIS is nooit af; denk vroegtijdig na over het (functioneel) beheer van het systeem
- Zorg voor voldoende aandacht voor de menselijke kant van FMIS
- Cultuur en communicatie zijn de sleutel naar succes
/ Referentieproject Cosis:
De overgang van het FMIS-systeem
Planon naar TOPdesk
We waren binnen Cosis al een aantal grote veranderingen aan het doorvoeren o.a. de introductie van Cosis 365. Het adoptietraject van nog twee applicaties moest zorgvuldig uitgevoerd en begeleid worden. En dat is gelukt. De basis staat en biedt veel potentie richting de toekomst. In de volgende fase gaan we samen ook andere processen efficiënter en klantvriendelijker inrichten en andere disciplines aansluiten.
Checken welke van onze diensten bij jullie servicedesk vraagstuk of behoeftes passen? Check ze hier.
Eens verder praten en ontdekken of een servicedesk een aanwinst kan zijn voor jullie organisatie? Dan maken we graag eens persoonlijk kennis. Digitaal of op locatie.
